a. IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: ENSAMBLE XL S.A.S.
NIT: 901.375.185 -1
CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]
b. INTRODUCCIÓN
ENSAMBLE XL S.A.S. es una sociedad comercial colombiana dedicada a brindar soluciones operativas, logísticas y comunicativas para la realización de eventos corporativos virtuales y presenciales, ajustados a las necesidades y expectativas de los clientes. También le apuesta a la reactivación del turismo en el país, creando nuevos productos en territorios poco conocidos.
Para efectos de desarrollar su objeto social, ENSAMBLE XL S.A.S. recolecta datos personales y en consecuencia ha elaborado la siguiente Política para el tratamiento de la información, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.
La política que se describe a continuación se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y controle ENSAMBLE XL S.A.S., como responsable de los mismos.
La política y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos contentivas de información de accionistas, personal directivo, clientes, proveedores, talento humano y otros vinculados y terceros en general; información que ha sido recolectada en desarrollo del objeto social de ENSAMBLE XL S.A.S.
c. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL POR ENSAMBLE XL S.A.S.
Los datos personales respecto de los cuales ENSAMBLE XL S.A.S. ostenta el carácter de responsable, son incluidos en bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
Accionistas y personal directivo:
- Identificación
- Contacto para comunicaciones y notificaciones relativas al desarrollo de la empresa.
- Inscripción en el registro mercantil
- Inscripción ante las autoridades correspondientes, cuando sea necesario en virtud de norma legal
- Registro en los libros comerciales y contables de la empresa.
Clientes:
- Identificación
- Contacto para comunicaciones y notificaciones para cotizaciones, ejecución y cierre de proyectos de eventos, exposiciones empresariales o comerciales, convenciones, conferencias y reuniones, a nivel nacional e internacional.
- Seguimiento y control de los proyectos de eventos, exposiciones empresariales o comerciales, convenciones, conferencias y reuniones, a nivel nacional e internacional y resultados de éstos.
- La creación, planeación, administración, organización y/o producción de acciones logísticas necesarias para la realización de eventos, exposiciones empresariales o comerciales, convenciones, conferencias y reuniones, a nivel nacional e internacional.
- Desarrollo de actividades relacionadas con el servicio de turismo como la organización, producción, comercialización y venta de productos turísticos propios o de terceros, así como la logística necesaria para su desarrollo lo cual puede incluir servicios de transporte propios o de terceros, alojamiento propio o de terceros, alimentación, visitas y recorridos a lugares históricos, culturales y/o de impacto y desarrollo social.
- Desarrollar funciones de asesoramiento a proyectos turísticos
- Estudios de mercado o encuestas de opinión pública.
- Envío de información, a través de e-mail, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos del cliente.
- Cobro de las sumas correspondientes por los servicios prestados
- Procesamiento de transacciones a través de nuestra plataforma y validación de las mismas en aras de mitigar el riesgo de fraude por suplantación de identidad en el comercio electrónico
- Envío de información sobre eventuales cambios o ajustes a las condiciones de los servicios y productos ofrecidos por ENSAMBLE XL S.A.S.
- Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de satisfacción del servicio recibido
- Promoción de servicios propios de ENSAMBLE XL S.A.S., así como de los terceros aliados
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información
Talento Humano y otros vinculado1:
- Administración, gestión, pago de nómina y beneficios laborales
- Envío de información asociada con el pago de la seguridad social
- Solicitudes y trámites pensionales en aquellos casos que la ley autorice al empleador adelantarlos
- Procesos de calificación de origen y porcentaje de pérdida de capacidad laboral en los cuales sea parte el trabajador(a)
- Verificar la autenticidad de los datos y documentos entregados
- Realizar estudios de seguridad y salud
- Realizar evaluaciones de desempeño y realizar procedimientos disciplinarios
- Notificaciones para procesos de auditorías internas y externas
- Para el manejo de estadísticas internas de la empresa
- Cualquier finalidad adicional lícita autorizada por la ley o por el trabajador(a)
- Procesos de verificación, consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección, control y seguimiento del proceso de contratación
- Soporte y ejecución de los beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a: la inscripción del colaborador y sus beneficiarios para la emisión de desprendibles de nómina o boletos de pago, afiliación y pago de las cotizaciones al sistema integral de seguridad social, inscripción y/o actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, pago de la nómina, cursos de capacitación y formación, atención de actividades de bienestar, gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo en el ejercicio de las diferentes actividades laborales y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano
Proveedores:
- ENSAMBLE XL S.A.S. puede recolectar información y datos personales de los proveedores para cumplir de manera efectiva las obligaciones derivadas de la compra de bienes o contratación de servicios
- Comunicaciones y notificaciones relacionadas con el contrato o negocio jurídico que vincule a las partes
- Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales
- Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias
- Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
- Control y pagos por los bienes y servicios recibidos
- Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores
- Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores
- Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores
- Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor
- Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y ENSAMBLE XL S.A.S.
- Verificación en listas de riesgos o listas restrictivas, listas públicas, antecedentes disciplinarios, fiscales y penales
- Análisis financiero
d. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN NUESTRAS BASES DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ENSAMBLE XL S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENSAMBLE XL S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Ser informado por ENSAMBLE XL S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
e. DATOS SENSIBLES
De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENSAMBLE XL S.A.S. se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, ENSAMBLE XL S.A.S. se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, que señala:
“Artículo 6°. De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.”
e. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS
En ENSAMBLE XL S.A.S. la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes es tratada de forma estrictamente confidencial con respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.
Los datos personales de niños y niñas son utilizados por ENSAMBLE XL S.A.S. garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo respetando el interés superior del niño conforme al objeto social de ENSAMBLE XL S.A.S.
f. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ELIMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva al siguiente medio:
[email protected] – asunto: PQRS tratamiento de datos
Estos canales podrán ser utilizados por titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
1. Derecho de acceso:
El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ENSAMBLE XL S.A.S., el titular de la información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos:
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o eliminación, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ENSAMBLE XL S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
a. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad
b. Su representante, previa acreditación de la representación
c. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por ENSAMBLE XL S.A.S. indicados en el aparte siguiente del presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
- En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de
los datos personales.
El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
g. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS
En ENSAMBLE XL S.A.S. el área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, eliminación de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales es el área administrativa y legal de la organización. Los canales dispuestos para elevar la correspondiente petición son el correo electrónico que contenga la información completa y necesaria para proceder a darle trámite a la solicitud.
h. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La vigencia de la información, depende del cumplimiento de la finalidad y del uso, por lo tanto la información suministrada por los accionistas, personal directivo, clientes, proveedores, talento humano y otros vinculados y terceros en general, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por ENSAMBLE XL S.A.S. para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento.
La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigor el primero (01) del mes de enero del año dos mil veintiuno (2021).
1 Persona vinculada con contrato civil o comercial que cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial en ENSAMBLE XL S.A.S.
